Regulamin usługi

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług transportu premium przez VIP Transfers (dalej: "Usługodawca").

Usługodawca: VIP Transfers Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000775527, NIP 6793181754, REGON 382759022. Kontakt: kontakt@viptransfers.pl, +48 574 254 347.

2. Zakres usług

VIP Transfers świadczy usługi:

• Transfery lotniskowe i międzymiastowe
• Dyspozycja godzinowa (chauffeur service)
• Transfery grupowe i korporacyjne
• Obsługa eventów i delegacji
• Przejazdy ślubne i okolicznościowe — wyłącznie na podstawie wyceny indywidualnej (punkt 3.2)

2.1. Dodatki do zamówienia

Do rezerwacji można dokupić dodatki dostępne w chwili jej składania — między innymi napoje i przekąski, fotelik dziecięcy, powitanie z tablicą imienną (Meet & Greet) oraz obsługę w terminalu VIP na wybranych lotniskach. Dostępność zależy od bazy obsługującej przejazd i klasy pojazdu; aktualną listę wraz z cenami klient widzi przy rezerwacji.

Dodatki zamówione po złożeniu rezerwacji są doliczane do rozliczenia zlecenia na zasadach punktu 4.4. Napoje alkoholowe wydajemy wyłącznie pasażerom pełnoletnim.

3. Rezerwacja i potwierdzenie

Rezerwacja następuje poprzez aplikację mobilną, stronę internetową lub kontakt telefoniczny/mailowy.

Po złożeniu rezerwacji klient otrzymuje potwierdzenie na podany adres email.

Ceny podane przy rezerwacji są cenami ostatecznymi, chyba że zmienią się warunki przejazdu (dodatkowe przystanki, zmiana trasy). Każda dopłata zmieniająca cenę ostateczną wymaga uprzedniej, możliwej do udokumentowania akceptacji klienta przed jej naliczeniem; zasady i sposób obciążenia opisuje punkt 4.2.

Zasada ta nie obejmuje przejazdów ślubnych i okolicznościowych, których cena ustalana jest indywidualnie na zasadach opisanych w punkcie 3.2.

Złożenie rezerwacji oznacza zapoznanie się z niniejszym regulaminem oraz jego akceptację.

3.1. Czas oczekiwania kierowcy

W cenę każdego transferu wliczony jest czas oczekiwania kierowcy na pasażera:

• transfer z lotniska (przylot) — 60 minut, liczone od faktycznego lądowania samolotu, a nie od pierwotnej godziny rezerwacji; opóźnienie lotu nie skraca tego czasu,
• pozostałe przejazdy, w tym transfer na lotnisko — 15 minut, liczone od uzgodnionej godziny podstawienia.

Po przekroczeniu wliczonego czasu naliczana jest dopłata za każde rozpoczęte 30 minut, w wysokości połowy stawki godzinowej postoju właściwej dla klasy zamówionego pojazdu oraz bazy obsługującej przejazd (od 100 do 250 PLN za każde rozpoczęte 30 minut). Stawka obowiązująca dla danego zlecenia jest podana w potwierdzeniu rezerwacji, w portalu klienta oraz w aplikacji mobilnej — jest to kwota uzgodniona z klientem przed wykonaniem usługi w rozumieniu punktu 4.2.

Klientom VIP Club na odpowiednim poziomie przysługuje dodatkowy bezpłatny czas oczekiwania ponad powyższy standard; wymiar tego przywileju jest widoczny w portalu klienta.

Jeżeli pasażer nie stawi się i nie nawiąże kontaktu, zastosowanie mają zasady dotyczące niestawienia się (no-show) określone w Polityce anulacji.

3.2. Przejazdy ślubne i okolicznościowe

Przejazdy ślubne oraz inne przejazdy okolicznościowe (uroczystości rodzinne, sesje zdjęciowe, obsługa jednego wydarzenia w ciągu dnia) realizujemy wyłącznie na warunkach ustalonych indywidualnie.

Cena wyliczona przez formularz rezerwacji, kalkulator na stronie internetowej lub aplikację mobilną nie ma zastosowania do tej kategorii usług. Narzędzia te wyceniają transfery oraz dyspozycję godzinową na standardowych zasadach i nie obejmują zakresu typowego dla obsługi ślubnej — wyłączności pojazdu i kierowcy na określone godziny, postoju między ceremonią, sesją zdjęciową a przyjęciem, obsługi kilku adresów, dojazdu poza bazę oraz uzgodnionego przystrojenia pojazdu. Kwota wyliczona przez te narzędzia nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego i nie wiąże żadnej ze stron.

Zgłoszenie takiego przejazdu — złożone przez formularz rezerwacji, telefonicznie lub mailowo — traktujemy jako zapytanie o wycenę. W odpowiedzi przedstawiamy indywidualną ofertę obejmującą zakres usługi, klasę pojazdu, cenę, warunki płatności oraz politykę anulacji. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji tej oferty przez klienta (mailowo lub w portalu klienta) i jej potwierdzenia przez Usługodawcę; do tego momentu termin nie jest zarezerwowany.

Jeżeli klient nie akceptuje indywidualnej wyceny, zgłoszenie zostaje anulowane bez jakichkolwiek kosztów po jego stronie. Kwoty pobrane przy składaniu zgłoszenia zwracamy w całości na pierwotną metodę płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni. Brak akceptacji wyceny nie rodzi opłaty anulacyjnej ani żadnej innej należności.

Do przejazdów ślubnych i okolicznościowych stosuje się politykę anulacji wskazaną w indywidualnej ofercie, a w razie jej braku — zasady przewidziane dla usług Premium / Event / Grupa w Polityce anulacji.

3.3. Realizacja przejazdu przez partnera

Przejazdy realizujemy własną flotą oraz za pośrednictwem zweryfikowanych partnerów transportowych. Powierzenie przejazdu partnerowi nie zmienia uzgodnionej ceny, klasy pojazdu ani standardu usługi i nie zwalnia Usługodawcy z odpowiedzialności wobec klienta — za działania i zaniechania partnera Usługodawca odpowiada jak za własne.

Dane kierowcy i pojazdu (imię, numer telefonu, marka oraz numer rejestracyjny) klient otrzymuje przed przejazdem w portalu klienta, w aplikacji mobilnej lub wiadomością e-mail. Zakres danych przekazywanych partnerowi i kierowcy opisuje Polityka prywatności.

4. Płatności

Akceptowane formy płatności: karta płatnicza online (Visa, Mastercard, American Express), Apple Pay, Google Pay, BLIK oraz przelew bankowy — realizowane za pośrednictwem operatora Stripe (zgodność z normą PCI DSS Level 1). Gotówka jest dopuszczalna wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu.

Dostępny jest model "karta po kursie" (card after the ride), w którym płatność jest finalizowana w aplikacji mobilnej lub przez bezpieczny link po zakończonym transferze.

4.1. Zapis metody płatności, uwierzytelnienie i upoważnienie klienta

Przy płatności kartą oraz przy wyborze modelu "karta po kursie" metoda płatności (token karty) jest zapisywana u operatora Stripe na potrzeby realizacji usługi oraz rozliczenia należności. Zapis dotyczy wyłącznie karty płatniczej; Apple Pay i Google Pay są instrumentami opartymi na karcie (token karty), natomiast BLIK i przelew bankowy nie są zapisywane i nie służą do obciążeń off-session.

Transakcja inicjująca zapis karty jest uwierzytelniana zgodnie z wymogami banku klienta (silne uwierzytelnienie klienta / 3D Secure). Poprawne uwierzytelnienie tej pierwszej transakcji umożliwia późniejsze obciążenia bez ponownego uwierzytelnienia. W wyjątkowych przypadkach bank może zażądać dodatkowego potwierdzenia — wówczas obciążenie wymaga działania klienta.

Upoważnienie do zapisu karty oraz do obciążeń inicjowanych przez sprzedawcę (merchant-initiated, off-session) jest udzielane odrębnym, wyraźnym działaniem klienta podczas rezerwacji (potwierdzenie/zaznaczenie zgody na zapis karty przy pierwszej płatności z uwierzytelnieniem), niezależnie od ogólnej akceptacji regulaminu. Moment i treść upoważnienia są rejestrowane i mogą zostać okazane na żądanie banku lub klienta. Klient, który nie chce zapisywać karty, może wybrać model płatności bez jej zapisu (np. przelew lub płatność z góry).

VIP Transfers nie przechowuje na własnych serwerach pełnych numerów kart, kodów CVV ani danych uwierzytelniających. Zapisany token przechowuje wyłącznie Stripe. Zasady przetwarzania danych związanych z płatnością, w tym przekazywanie do Stripe, opisuje Polityka prywatności.

4.2. Obciążenia z zapisanej karty

Na podstawie udzielonego upoważnienia VIP Transfers może obciążać zapisaną kartę bez ponownego aktywnego udziału klienta (obciążenia inicjowane przez sprzedawcę, off-session) w następujących przypadkach i w następującej wysokości:

• należność za usługę w modelu "karta po kursie" — pełna uzgodniona kwota za zrealizowany transfer, po jego zakończeniu,
• opłata anulacyjna — w wysokości wynikającej z progów Polityki anulacji, gdy anulacja następuje w progu objętym opłatą,
• opłata za niestawienie się pasażera (no-show) — w wysokości pełnej kwoty za przejazd, na zasadach określonych w Polityce anulacji,
• wcześniej uzgodnione dopłaty: dodatkowe przystanki, przekroczenie wliczonego czasu oczekiwania (punkt 3.1) lub zmiana trasy — w wysokości uzgodnionej z klientem przed wykonaniem.

Z wyjątkiem należności za faktycznie zrealizowany, uzgodniony zakres usługi, przed obciążeniem off-session klient otrzymuje uprzednie powiadomienie (e-mail) z kwotą i podstawą obciążenia, z rozsądnym wyprzedzeniem. Po każdym obciążeniu klient otrzymuje na adres email pokwitowanie oraz fakturę. Obciążenia nie przekraczają kwot wynikających ze zlecenia i niniejszych zasad.

4.3. Szkody lub konieczne sprzątanie pojazdu

Obciążenie za szkody w pojeździe lub konieczne sprzątanie ponad standardowy zakres nie jest obciążeniem automatycznym. Następuje wyłącznie po: (a) udokumentowaniu (zdjęcia i/lub protokół), (b) uprzednim powiadomieniu klienta z określoną kwotą i jej podstawą oraz (c) wyznaczeniu terminu na ustosunkowanie się lub złożenie reklamacji przed pobraniem. Kwota nie może przekraczać rzeczywistej, udokumentowanej szkody lub kosztu sprzątania.

4.4. Faktury

Fakturę wystawiamy na dane rozliczeniowe podane przy rezerwacji i przesyłamy na wskazany adres e-mail. Dane do faktury można uzupełnić lub skorygować przed jej wystawieniem pod adresem kontakt@viptransfers.pl.

Kwoty rozliczane po przejeździe — dodatki zamówione w trakcie realizacji, przekroczony czas oczekiwania (punkt 3.1) czy dodatkowe przystanki — mogą zostać objęte odrębną fakturą uzupełniającą do tego samego zlecenia. Klienci rozliczani w cyklu miesięcznym otrzymują fakturę zbiorczą za okres rozliczeniowy, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami.

5. Anulacja i zwroty

Szczegóły polityki anulacji, w tym terminy bezpłatnej anulacji zależne od rodzaju usługi, dostępne są na stronie Polityka anulacji.

Należna opłata anulacyjna lub opłata za niestawienie się pasażera (no-show) może zostać pobrana z karty zapisanej u operatora Stripe, zgodnie z upoważnieniem udzielonym podczas rezerwacji oraz progami określonymi w Polityce anulacji.

6. Zasady przewozu

6.1. Pasażerowie i bagaż

Liczba miejsc i pojemność bagażowa wynikają ze specyfikacji zamówionej klasy pojazdu, prezentowanej przy rezerwacji. Przewóz większej liczby pasażerów lub bagażu ponad tę pojemność wymaga wcześniejszego uzgodnienia — bez niego kierowca może odmówić zabrania nadmiarowych osób lub bagażu, ze względu na bezpieczeństwo i przepisy ruchu drogowego.

Bagaż nietypowy (narty, deski, wózki dziecięce, instrumenty, sprzęt sportowy lub medyczny) prosimy zgłosić przy rezerwacji, abyśmy dobrali odpowiedni pojazd.

Nie przewozimy rzeczy i substancji, których przewóz jest zabroniony lub wymaga zezwolenia, w szczególności materiałów niebezpiecznych i łatwopalnych, broni bez wymaganych uprawnień oraz substancji zakazanych prawem.

6.2. Dzieci i foteliki

Dziecko przewozimy w foteliku lub na podstawce odpowiedniej do jego wagi i wzrostu, zgodnie z obowiązującymi przepisami ruchu drogowego. Fotelik jest dodatkiem do zamówienia — prosimy zamówić go przy rezerwacji i wskazać kategorię odpowiadającą wadze dziecka; dobór pozostaje po stronie rodzica lub opiekuna, ponieważ to on zna wagę dziecka. Klient może też przewozić dziecko we własnym foteliku.

Jeżeli fotelik jest wymagany przepisami, a nie został zamówiony ani dostarczony przez klienta, kierowca może odmówić przewozu dziecka; skutki takiej odmowy odpowiadają niestawieniu się pasażera (no-show). Przewóz osoby małoletniej bez opieki osoby dorosłej wymaga wcześniejszego uzgodnienia oraz upoważnienia opiekuna.

6.3. Zwierzęta

Przewóz zwierzęcia prosimy zgłosić przy rezerwacji i uzyskać nasze potwierdzenie. Zwierzę powinno podróżować w transporterze lub z zabezpieczeniem odpowiednim do jego wielkości.

Pies asystujący osobie z niepełnosprawnością jest przewożony zawsze, bez dopłaty i bez konieczności wcześniejszego zgłoszenia.

6.4. Zasady obowiązujące w pojeździe

We wszystkich pojazdach obowiązuje zakaz palenia, w tym papierosów elektronicznych i podgrzewaczy tytoniu. Pasażerowie zapinają pasy bezpieczeństwa i stosują się do poleceń kierowcy w sprawach bezpieczeństwa podróży.

Za zanieczyszczenie lub uszkodzenie pojazdu ponad zwykłe zużycie klient odpowiada na zasadach opisanych w punkcie 4.3.

6.5. Odmowa lub przerwanie przewozu

Kierowca może odmówić rozpoczęcia przejazdu lub go przerwać, jeżeli zachowanie pasażera zagraża bezpieczeństwu podróży, narusza przepisy prawa, wiąże się z agresją wobec kierowcy lub innych osób, albo jeżeli pasażer żąda wykonania przewozu w sposób niezgodny z przepisami.

Odmowa lub przerwanie przewozu wymagają uzasadnienia i udokumentowania (godzina, okoliczności, próby kontaktu). W takim przypadku należność za usługę pozostaje należna w pełnej wysokości, a klientowi przysługuje prawo złożenia reklamacji na zasadach punktu 9. Jeżeli przewóz zostaje przerwany w trasie, kierowca zatrzymuje się w miejscu bezpiecznym dla pasażera.

7. Rzeczy pozostawione w pojeździe

Rzecz pozostawioną w pojeździe prosimy zgłosić możliwie szybko — formularzem zgłoszenia sprawy przy danym zleceniu w portalu klienta, w aplikacji mobilnej albo mailem na kontakt@viptransfers.pl. Zgłoszenie rejestrujemy przy zleceniu i przekazujemy kierowcy oraz partnerowi obsługującemu przejazd.

Znalezione przedmioty przechowujemy przez 30 dni od dnia przejazdu. Zwrot następuje osobiście albo przesyłką na koszt klienta, po potwierdzeniu tożsamości osoby odbierającej. Przy opuszczaniu pojazdu prosimy o zabranie dokumentów, elektroniki i innych rzeczy wartościowych.

8. Odpowiedzialność

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić punktualność i bezpieczeństwo przejazdu.

W przypadku opóźnień lotów, kierowca monitoruje status lotu i dostosowuje czas odbioru automatycznie.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z warunków drogowych, pogodowych lub siły wyższej.

Jeżeli z przyczyn leżących po naszej stronie (awaria pojazdu, niedyspozycja kierowcy) uzgodniony pojazd nie może zostać podstawiony, podstawiamy pojazd tej samej lub wyższej klasy bez dopłaty. Gdy okaże się to niemożliwe, rezerwacja zostaje anulowana, a zapłacona kwota zwrócona w całości.

Przy przejazdach na lotnisko lub dworzec prosimy o uwzględnienie rezerwy czasowej na warunki drogowe i odprawę. Godzinę podstawienia ustalamy wspólnie z klientem i chętnie doradzamy przy jej doborze.

Powyższe ograniczenia odpowiedzialności nie naruszają bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących konsumenta — w szczególności odpowiedzialności za szkodę na osobie oraz za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

9. Reklamacje

Reklamację można złożyć: formularzem zgłoszenia sprawy przy danym zleceniu w portalu klienta, w aplikacji mobilnej albo mailem na kontakt@viptransfers.pl.

Reklamacja powinna zawierać numer zlecenia, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy. Jeżeli przekazane informacje nie wystarczą do rozpatrzenia sprawy, poprosimy o ich uzupełnienie.

Reklamacje rozpatrujemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Odpowiedź przesyłamy na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie, albo inny wskazany przez klienta; status sprawy jest widoczny w portalu klienta.

Złożenie reklamacji nie wyłącza uprawnień przysługujących konsumentowi z mocy prawa.

10. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów

Do umowy stosuje się prawo polskie. Wybór ten nie pozbawia konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów państwa jego zwykłego pobytu.

Spory staramy się rozwiązywać polubownie, w bezpośrednim kontakcie z klientem. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń — w szczególności zwrócić się do stałego sądu polubownego przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej lub do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej z wnioskiem o mediację, a także skorzystać z bezpłatnej pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów. Informacje o tych trybach udostępnia Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (uokik.gov.pl).

Usługodawca nie zobowiązał się do korzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich; zgodę na udział w takim postępowaniu wyraża w odniesieniu do konkretnej sprawy.

Sąd właściwy dla sporów z konsumentem wynika z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Spory z klientami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

11. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z RODO. Szczegóły w Polityce prywatności.

12. Przedpłacone środki (Portfel)

Klient może zakupić przedpłacone środki (Portfel), które zasilają jego saldo i mogą zostać wykorzystane na poczet przyszłych usług przewozu osób (transferów) świadczonych przez Usługodawcę.

Do zapłaconej kwoty może zostać doliczony bonus (dodatkowe środki) na zasadach prezentowanych w chwili zakupu. Bonus stanowi wartość dodaną wyłącznie do wykorzystania na usługi i nie podlega zwrotowi na kartę.

Zakup środków jest fakturowany jako przedpłata na usługę przewozu osób (bon jednego przeznaczenia) z zastosowaniem właściwej stawki VAT. Faktura wystawiana jest w chwili zakupu na dane rozliczeniowe podane przez klienta; wykorzystanie środków przy rezerwacji nie powoduje wystawienia kolejnej faktury.

Prawo odstąpienia. Konsument ma prawo odstąpić od zakupu środków w terminie 14 dni od dnia zakupu, o ile nie zostały one wykorzystane (w całości ani w części). W takim przypadku zwracamy zapłaconą kwotę na kartę użytą do płatności; bonus nie podlega zwrotowi. Po wykorzystaniu środków lub po upływie terminu 14 dni kwota nie podlega zwrotowi na kartę i pozostaje do wykorzystania na usługi.

Ważność. Zakupione środki nie mają terminu ważności — pozostają na saldzie klienta do wykorzystania bez ograniczenia czasowego i nie wygasają.

Prezenty. Środki można zakupić z przeznaczeniem na prezent dla innej osoby (kod podarunkowy). Do zrealizowania kodu wymagane jest konto w portalu klienta. Nieodebrany kod wygasa po 12 miesiącach; prawo odstąpienia przysługuje kupującemu, dopóki kod nie został zrealizowany.

Środki wykorzystywane są automatycznie przy rezerwacji, w walucie, w której zostały zakupione.

13. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2026 r.

Ostatnia aktualizacja: 21 sierpnia 2026 r.

Usługodawca może zmienić regulamin wyłącznie z ważnych przyczyn, takich jak: zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiana zasad płatności lub operatora płatności, względy bezpieczeństwa, a także konieczność usunięcia oczywistych omyłek. O zmianach klienci zostaną poinformowani drogą elektroniczną z odpowiednim wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie. Do rezerwacji już złożonych stosuje się wersję regulaminu obowiązującą w chwili rezerwacji.

Aktualna treść regulaminu jest dostępna pod adresem viptransfers.pl/legal/terms oraz w aplikacjach mobilnych VIP Transfers.

Regulamin sporządzono w wersji polskiej oraz w tłumaczeniach na inne języki. W razie rozbieżności między wersjami rozstrzygające jest brzmienie wersji polskiej, co nie pozbawia konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.