Condizioni di servizio

1. Disposizioni generali

Le presenti condizioni disciplinano la prestazione di servizi di trasporto premium da parte di VIP Transfers (di seguito: il „Prestatore").

Prestatore: VIP Transfers Sp. z o.o., ul. Szlak 77/222, 31-153 Cracovia, Polonia, iscritta al registro polacco delle imprese (KRS) al numero 0000775527, codice fiscale (NIP) 6793181754, REGON 382759022. Contatti: kontakt@viptransfers.pl, +48 574 254 347.

2. Ambito dei servizi

VIP Transfers presta i seguenti servizi:

• Transfer aeroportuali e interurbani
• Servizio autista a ore (chauffeur service)
• Transfer di gruppo e aziendali
• Assistenza a eventi e delegazioni
• Trasporto per matrimoni e cerimonie — esclusivamente sulla base di un preventivo individuale (punto 3.2)

2.1. Servizi aggiuntivi

Alla prenotazione è possibile aggiungere i servizi disponibili al momento dell'ordine — tra cui bevande e snack, seggiolino per bambini, accoglienza con cartello nominativo (Meet & Greet) e assistenza nel terminal VIP di aeroporti selezionati. La disponibilità dipende dalla base che esegue il servizio e dalla classe del veicolo; l'elenco aggiornato con i prezzi è visibile durante la prenotazione.

I servizi aggiuntivi ordinati dopo la prenotazione sono conteggiati secondo il punto 4.4. Le bevande alcoliche sono servite esclusivamente a passeggeri maggiorenni.

3. Prenotazione e conferma

La prenotazione avviene tramite l'applicazione mobile, il sito web oppure per telefono o e-mail.

Effettuata la prenotazione, il cliente riceve una conferma all'indirizzo e-mail indicato.

I prezzi indicati al momento della prenotazione sono definitivi, salvo variazione delle condizioni del viaggio (fermate aggiuntive, modifica del percorso). Ogni supplemento che modifica il prezzo finale richiede l'accettazione preventiva e documentabile del cliente; le modalità sono descritte al punto 4.2.

Tale principio non si applica al trasporto per matrimoni e cerimonie, il cui prezzo è stabilito individualmente secondo le regole del punto 3.2.

L'invio della prenotazione comporta la presa visione e l'accettazione delle presenti condizioni.

3.1. Tempo di attesa dell'autista

In ogni transfer è compreso un tempo di attesa gratuito dell'autista:

• prelievo in aeroporto (arrivo) — 60 minuti, calcolati dall'atterraggio effettivo dell'aeromobile e non dall'orario prenotato in origine; il ritardo del volo non riduce tale tempo,
• tutti gli altri viaggi, compresi i transfer verso l'aeroporto — 15 minuti dall'orario di prelievo concordato.

Superato il tempo compreso, per ogni 30 minuti iniziati si applica un supplemento pari a metà della tariffa oraria di sosta della classe di veicolo prenotata e della base che esegue il servizio (da 23 a 59 EUR per ogni 30 minuti iniziati). La tariffa applicabile alla singola prenotazione è indicata nella conferma, nel portale clienti e nell'applicazione mobile: si tratta di un importo concordato con il cliente prima dell'esecuzione del servizio ai sensi del punto 4.2.

Ai clienti VIP Club dei livelli idonei spetta un tempo di attesa gratuito ulteriore rispetto a questo standard; la misura del beneficio è visibile nel portale clienti.

Se il passeggero non si presenta e non stabilisce alcun contatto, si applicano le regole sulla mancata presentazione (no-show) previste dalla Politica di cancellazione.

3.2. Trasporto per matrimoni e cerimonie

Il trasporto per matrimoni e le altre cerimonie (ricorrenze familiari, servizi fotografici, assistenza a un singolo evento nell'arco della giornata) è prestato esclusivamente a condizioni concordate individualmente.

Il prezzo calcolato dal modulo di prenotazione, dal preventivatore del sito o dall'applicazione mobile non si applica a questa categoria di servizi. Tali strumenti calcolano transfer e servizio a ore secondo regole standard e non comprendono l'ambito tipico del servizio per matrimoni: l'esclusiva del veicolo e dell'autista per determinate ore, la sosta tra cerimonia, servizio fotografico e ricevimento, il servizio su più indirizzi, i trasferimenti fuori base e l'eventuale addobbo del veicolo concordato. L'importo calcolato da questi strumenti non costituisce proposta ai sensi dell'articolo 66 del Codice civile polacco e non vincola alcuna delle parti.

Una richiesta di questo tipo — inviata tramite il modulo di prenotazione, per telefono o per e-mail — è trattata come richiesta di preventivo. In risposta presentiamo un preventivo individuale con ambito del servizio, classe del veicolo, prezzo, condizioni di pagamento e politica di cancellazione. Il contratto si conclude con l'accettazione del preventivo da parte del cliente (per e-mail o nel portale clienti) e la nostra conferma; fino a quel momento la data non è riservata.

Se il cliente non accetta il preventivo individuale, la richiesta è annullata senza alcun costo a suo carico. Gli importi eventualmente incassati al momento della richiesta sono rimborsati integralmente sul metodo di pagamento originario, senza indebito ritardo e comunque entro 14 giorni. La mancata accettazione del preventivo non comporta penali di cancellazione né altri importi dovuti.

Al trasporto per matrimoni e cerimonie si applica la politica di cancellazione indicata nel preventivo individuale oppure, in mancanza, le regole previste per i servizi Premium / Event / Gruppo dalla Politica di cancellazione.

3.3. Esecuzione del viaggio da parte di un partner

I viaggi sono eseguiti con flotta propria e tramite partner di trasporto verificati. L'affidamento di un viaggio a un partner non modifica il prezzo concordato, la classe del veicolo o lo standard del servizio e non libera il Prestatore dalla responsabilità verso il cliente: delle azioni e omissioni del partner il Prestatore risponde come delle proprie.

I dati dell'autista e del veicolo (nome, numero di telefono, marca e targa) sono comunicati al cliente prima del viaggio nel portale clienti, nell'applicazione mobile o via e-mail. I dati trasmessi al partner e all'autista sono descritti nella Informativa sulla privacy.

4. Pagamenti

Metodi di pagamento accettati: carta di pagamento online (Visa, Mastercard, American Express), Apple Pay, Google Pay, BLIK e bonifico bancario — gestiti tramite l'operatore Stripe (conforme allo standard PCI DSS Level 1). Il contante è ammesso solo previo accordo.

È disponibile il modello „carta dopo la corsa" (card after the ride), nel quale il pagamento è finalizzato nell'applicazione mobile o tramite link sicuro al termine del transfer.

4.1. Registrazione del metodo di pagamento, autenticazione e autorizzazione del cliente

Nel pagamento con carta e nella scelta del modello „carta dopo la corsa" il metodo di pagamento (token della carta) è conservato presso l'operatore Stripe ai fini dell'esecuzione del servizio e del regolamento degli importi dovuti. La registrazione riguarda esclusivamente le carte di pagamento; Apple Pay e Google Pay sono strumenti basati su carta (token della carta), mentre BLIK e bonifico non vengono registrati e non sono utilizzati per addebiti off-session.

La transazione che avvia la registrazione è autenticata secondo i requisiti della banca del cliente (autenticazione forte / 3D Secure). La corretta autenticazione di questa prima transazione consente addebiti successivi senza nuova autenticazione. In casi eccezionali la banca può richiedere una conferma aggiuntiva: in tal caso l'addebito richiede un intervento del cliente.

L'autorizzazione alla registrazione della carta e agli addebiti disposti dall'esercente (merchant-initiated, off-session) è rilasciata con un atto separato ed espresso del cliente durante la prenotazione (conferma o spunta del consenso alla registrazione della carta al primo pagamento autenticato), indipendentemente dall'accettazione generale delle presenti condizioni. Momento e contenuto dell'autorizzazione sono registrati e possono essere esibiti su richiesta della banca o del cliente. Chi non desidera registrare la carta può scegliere un modello di pagamento che non la preveda (ad es. bonifico o pagamento anticipato).

VIP Transfers non conserva sui propri server numeri completi di carta, codici CVV o credenziali di autenticazione. Il token registrato è custodito esclusivamente da Stripe. Il trattamento dei dati di pagamento, compresa la trasmissione a Stripe, è descritto nell'Informativa sulla privacy.

4.2. Addebiti sulla carta registrata

Sulla base dell'autorizzazione rilasciata, VIP Transfers può addebitare la carta registrata senza un nuovo intervento attivo del cliente (addebiti disposti dall'esercente, off-session) nei seguenti casi e per i seguenti importi:

• corrispettivo del servizio nel modello „carta dopo la corsa" — l'intero importo concordato per il transfer eseguito, al suo termine,
• penale di cancellazione — nella misura risultante dalle soglie della Politica di cancellazione, quando la cancellazione ricade in una fascia con penale,
• penale per mancata presentazione del passeggero (no-show) — pari all'intero importo della corsa, secondo le regole della Politica di cancellazione,
• supplementi concordati in precedenza: fermate aggiuntive, superamento del tempo di attesa compreso (punto 3.1) o modifica del percorso — nella misura concordata con il cliente prima dell'esecuzione.

Fatta eccezione per il corrispettivo dell'ambito di servizio effettivamente eseguito e concordato, prima di ogni addebito off-session il cliente riceve un preavviso (e-mail) con l'importo e il motivo dell'addebito, con ragionevole anticipo. Dopo ogni addebito il cliente riceve via e-mail ricevuta e fattura. Gli addebiti non superano gli importi risultanti dall'ordine e dalle presenti regole.

4.3. Danni o pulizia necessaria del veicolo

L'addebito per danni al veicolo o per pulizia necessaria oltre l'ambito ordinario non è automatico. Avviene esclusivamente dopo: (a) documentazione (fotografie e/o verbale), (b) preavviso al cliente con indicazione dell'importo e del relativo fondamento e (c) assegnazione di un termine per osservazioni o reclamo prima del prelievo. L'importo non può eccedere il danno effettivo e documentato o il costo della pulizia.

4.4. Fatture

La fattura è emessa sui dati di fatturazione indicati in prenotazione e inviata all'indirizzo e-mail comunicato. I dati di fatturazione possono essere integrati o corretti prima dell'emissione scrivendo a kontakt@viptransfers.pl.

Gli importi regolati dopo il viaggio — servizi aggiuntivi ordinati durante la corsa, tempo di attesa eccedente (punto 3.1) o fermate aggiuntive — possono essere oggetto di una fattura integrativa separata riferita allo stesso ordine. I clienti con regolamento mensile ricevono una fattura cumulativa per il periodo, secondo gli accordi individuali.

5. Cancellazioni e rimborsi

I dettagli della politica di cancellazione, compresi i termini di cancellazione gratuita variabili in base al tipo di servizio, sono disponibili alla pagina Politica di cancellazione.

La penale di cancellazione o la penale per mancata presentazione (no-show) dovute possono essere prelevate dalla carta registrata presso Stripe, in conformità all'autorizzazione rilasciata in fase di prenotazione e alle soglie della Politica di cancellazione.

6. Condizioni di trasporto

6.1. Passeggeri e bagagli

Il numero di posti e la capacità di carico derivano dalla scheda tecnica della classe di veicolo prenotata, presentata in fase di prenotazione. Il trasporto di un numero maggiore di passeggeri o di bagagli oltre tale capacità richiede un accordo preventivo: in mancanza, l'autista può rifiutare di caricare le persone o i bagagli eccedenti, per ragioni di sicurezza e in base al codice della strada.

I bagagli ingombranti (sci, tavole, passeggini, strumenti musicali, attrezzature sportive o mediche) vanno segnalati in fase di prenotazione, affinché possiamo assegnare un veicolo idoneo.

Non trasportiamo beni e sostanze il cui trasporto è vietato o soggetto ad autorizzazione, in particolare materiali pericolosi e infiammabili, armi prive delle necessarie abilitazioni e sostanze vietate dalla legge.

6.2. Bambini e seggiolini

I bambini viaggiano su seggiolino o rialzo adeguato al loro peso e alla loro altezza, in conformità al codice della strada vigente. Il seggiolino è un servizio aggiuntivo: va ordinato in fase di prenotazione indicando la categoria corrispondente al peso del bambino; la scelta spetta al genitore o al tutore, che ne conosce il peso. Il cliente può anche utilizzare un proprio seggiolino.

Se il seggiolino è richiesto dalla legge e non è stato né ordinato né fornito dal cliente, l'autista può rifiutare il trasporto del bambino; gli effetti di tale rifiuto corrispondono alla mancata presentazione del passeggero (no-show). Il trasporto di minori non accompagnati richiede un accordo preventivo e l'autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale.

6.3. Animali

Il trasporto di un animale va segnalato in fase di prenotazione e confermato da noi. L'animale deve viaggiare in un trasportino o con un sistema di ritenuta adeguato alla sua taglia.

Il cane di assistenza di una persona con disabilità è sempre trasportato, senza supplemento e senza necessità di segnalazione preventiva.

6.4. Regole a bordo

In tutti i veicoli è vietato fumare, comprese sigarette elettroniche e dispositivi a tabacco riscaldato. I passeggeri allacciano le cinture di sicurezza e seguono le indicazioni dell'autista in materia di sicurezza.

Dell'imbrattamento o danneggiamento del veicolo oltre la normale usura il cliente risponde secondo le regole del punto 4.3.

6.5. Rifiuto o interruzione del trasporto

L'autista può rifiutare di iniziare il viaggio o interromperlo se il comportamento del passeggero mette in pericolo la sicurezza, viola la legge, comporta aggressività verso l'autista o terzi, oppure se il passeggero pretende un'esecuzione del trasporto contraria alle norme.

Il rifiuto o l'interruzione devono essere motivati e documentati (orario, circostanze, tentativi di contatto). In tal caso il corrispettivo del servizio resta dovuto per intero e il cliente ha diritto di presentare reclamo ai sensi del punto 9. Se il viaggio è interrotto lungo il percorso, l'autista si ferma in un luogo sicuro per il passeggero.

7. Oggetti dimenticati a bordo

Segnalate un oggetto dimenticato nel veicolo il prima possibile — con il modulo di segnalazione collegato all'ordine nel portale clienti, nell'applicazione mobile o via e-mail a kontakt@viptransfers.pl. La segnalazione è registrata sull'ordine e trasmessa all'autista e al partner che ha eseguito il servizio.

Gli oggetti rinvenuti sono conservati per 30 giorni dalla data del viaggio. La restituzione avviene di persona oppure tramite spedizione a spese del cliente, previa conferma dell'identità di chi ritira. Nel lasciare il veicolo, vi invitiamo a portare con voi documenti, dispositivi elettronici e altri oggetti di valore.

8. Responsabilità

Il Prestatore si adopera con ogni cura per garantire puntualità e sicurezza del viaggio.

In caso di ritardo del volo, l'autista monitora lo stato del volo e adegua automaticamente l'orario di prelievo.

Il Prestatore non risponde dei ritardi dovuti a condizioni stradali, meteorologiche o di forza maggiore.

Se per cause a noi imputabili (guasto del veicolo, indisponibilità dell'autista) il veicolo concordato non può essere messo a disposizione, forniamo senza supplemento un veicolo della stessa classe o superiore. Qualora ciò risulti impossibile, la prenotazione è annullata e l'importo pagato interamente rimborsato.

Per i viaggi verso aeroporti o stazioni vi invitiamo a prevedere un margine di tempo per traffico e formalità. L'orario di prelievo è definito insieme al cliente e siamo lieti di fornire consulenza in merito.

Le limitazioni di responsabilità sopra indicate non pregiudicano le norme imperative a tutela del consumatore, in particolare la responsabilità per danni alla persona e per i danni causati con dolo o colpa grave.

9. Reclami

Il reclamo può essere presentato con il modulo di segnalazione collegato all'ordine nel portale clienti, nell'applicazione mobile oppure via e-mail a kontakt@viptransfers.pl.

Il reclamo dovrebbe indicare il numero dell'ordine, la descrizione delle contestazioni e la soluzione attesa. Se le informazioni fornite non sono sufficienti a trattare la pratica, ne chiederemo l'integrazione.

I reclami sono esaminati senza indebito ritardo e comunque entro 14 giorni dal ricevimento. La risposta è inviata all'indirizzo e-mail dal quale è pervenuto il reclamo o ad altro indirizzo indicato dal cliente; lo stato della pratica è visibile nel portale clienti.

La presentazione di un reclamo non pregiudica i diritti spettanti al consumatore per legge.

10. Legge applicabile e risoluzione delle controversie

Al contratto si applica la legge polacca. Tale scelta non priva il consumatore della tutela derivante dalle norme imperative dello Stato di residenza abituale.

Cerchiamo di risolvere le controversie in via amichevole, nel contatto diretto con il cliente. Il consumatore può ricorrere alle procedure extragiudiziali di reclamo e ricorso — in particolare rivolgersi al collegio arbitrale permanente presso l'Ispettorato regionale del Commercio (Inspekcja Handlowa) o all'Ispettore regionale del Commercio per una mediazione, nonché avvalersi dell'assistenza gratuita del difensore civico dei consumatori distrettuale (comunale). Le informazioni su tali procedure sono messe a disposizione dall'Ufficio polacco per la concorrenza e la tutela dei consumatori (uokik.gov.pl).

I consumatori residenti in un altro Stato membro dell'UE possono inoltre rivolgersi alla Rete dei Centri Europei dei Consumatori (ECC-Net).

Il Prestatore non si è impegnato a ricorrere alla risoluzione extragiudiziale delle controversie con i consumatori; il consenso a parteciparvi è espresso in relazione al singolo caso.

Il foro competente per le controversie con i consumatori è determinato dalle norme del Codice di procedura civile polacco. Le controversie con clienti che non sono consumatori sono decise dal foro competente per la sede del Prestatore.

11. Protezione dei dati personali

I dati personali sono trattati in conformità al GDPR. I dettagli sono riportati nell'Informativa sulla privacy.

12. Credito prepagato (Wallet)

Il cliente può acquistare credito prepagato (Wallet) che alimenta il suo saldo e può essere utilizzato per futuri servizi di trasporto persone (transfer) prestati dal Prestatore.

All'importo pagato può essere aggiunto un bonus (fondi supplementari) alle condizioni presentate al momento dell'acquisto. Il bonus costituisce valore aggiunto utilizzabile esclusivamente per i servizi e non è rimborsabile sulla carta.

L'acquisto di credito è fatturato come pagamento anticipato per un servizio di trasporto persone (buono monouso) con l'aliquota IVA applicabile. La fattura è emessa al momento dell'acquisto sui dati di fatturazione indicati dal cliente; l'utilizzo del credito in fase di prenotazione non genera un'ulteriore fattura.

Diritto di recesso. Il consumatore ha diritto di recedere dall'acquisto del credito entro 14 giorni dalla data di acquisto, a condizione che il credito non sia stato utilizzato (in tutto o in parte). In tal caso rimborsiamo l'importo pagato sulla carta utilizzata; il bonus non è rimborsabile. Dopo l'utilizzo del credito o decorso il termine di 14 giorni i fondi non sono rimborsabili sulla carta e restano disponibili per i servizi.

Validità. Il credito acquistato non ha scadenza — resta sul saldo del cliente senza limiti di tempo e non decade.

Regali. Il credito può essere acquistato come regalo per un'altra persona (codice regalo). Per utilizzare il codice è necessario un account nel portale clienti. Il codice non utilizzato scade dopo 12 mesi; il diritto di recesso spetta all'acquirente finché il codice non è stato utilizzato.

Il credito è utilizzato automaticamente in fase di prenotazione, nella valuta in cui è stato acquistato.

13. Disposizioni finali

Le presenti condizioni entrano in vigore il 1° marzo 2026.

Ultimo aggiornamento: 21 agosto 2026.

Il Prestatore può modificare le presenti condizioni solo per motivi rilevanti, quali: modifiche normative, variazione dell'ambito o delle modalità di prestazione dei servizi, variazione delle regole di pagamento o dell'operatore di pagamento, ragioni di sicurezza, nonché la necessità di correggere errori manifesti. I clienti sono informati delle modifiche per via elettronica con adeguato anticipo rispetto alla loro entrata in vigore. Alle prenotazioni già effettuate si applica la versione vigente al momento della prenotazione.

Il testo aggiornato è disponibile all'indirizzo viptransfers.pl/legal/terms e nelle applicazioni mobili VIP Transfers.

Le presenti condizioni sono redatte in lingua polacca e tradotte in altre lingue. In caso di discrepanza tra le versioni prevale il testo polacco, ferma restando la tutela del consumatore derivante da norme imperative.