Transport to fundament udanego eventu
Organizujesz konferencję na 200 osób. Prelegenci lecą z trzech krajów, sponsor przyjeżdża prosto z lotniska, a uczestnicy rozjadą się po hotelach w różnych częściach miasta. Jeśli transport zawiedzie, cała logistyka się sypie. Spóźniony keynote speaker to nie anegdota na kolację — to chaos, który rzutuje na opinię o całym wydarzeniu.
Obsługa transportowa eventów to nasza specjalność. Od kameralnych spotkań zarządu po wielodniowe konferencje z setkami uczestników. Każde zlecenie traktujemy jak projekt, nie jak serię pojedynczych przejazdów.
Jak to działa w praktyce
Etap planowania
Zaczynamy od szczegółowego briefu: harmonogram wydarzenia, lista VIP-ów, godziny przylotów, adresy hoteli, lokalizacja venue. Na tej podstawie budujemy plan transportowy z przypisaniem konkretnych kierowców do konkretnych osób i godzin.
Koordynacja w dniu eventu
Wyznaczamy koordynatora transportu, który jest dostępny telefonicznie przez cały czas trwania wydarzenia. Zmiana planu? Opóźniony lot? Dodatkowy przejazd? Koordynator reaguje w czasie rzeczywistym, przesuwając zasoby bez angażowania organizatora.
Obsługa VIP
Prelegenci, sponsorzy i goście specjalni otrzymują dedykowanego kierowcę na cały dzień. Samochód czeka pod hotelem rano i jest dostępny do późna. Kierowca zna harmonogram i wie, gdzie ma być o której godzinie.
„Na naszej ostatniej konferencji VIP Transfers obsługiwał 14 prelegentów z 6 krajów. Ani jedno spóźnienie, ani jeden problem. To był najspokojniejszy event w mojej karierze." — event manager z branży IT
Rodzaje eventów, które obsługujemy
- Konferencje branżowe — transfery lotniskowe, shuttle między hotelem a venue, przejazdy VIP
- Gale i bankiety — eleganckie sedany i limuzyny, punktualna dostawa gości
- Targi — transport grup między halami targowymi, lotniskiem i hotelami
- Spotkania zarządu — dyskretny transport z zachowaniem poufności
- Incentive i wyjazdy integracyjne — koordynacja fleet dla grup 20-100 osób
Flota na miarę wydarzenia
W naszej flocie znajdziesz pojazdy na każdą okazję. Sedany E-Class i S-Class do transportu indywidualnego. Vany Mercedes V-Class dla małych grup. Minibusy dla większych delegacji. Wszystkie samochody są czarne lub ciemnogranatowe, utrzymane w nienagannym stanie, z klimatyzacją i wodą dla pasażerów.
Dla dużych eventów potrafimy skoordynować 20 i więcej pojazdów jednocześnie, każdy z przypisanym kierowcą i harmonogramem.
Co nas wyróżnia
- Jeden punkt kontaktowy — nie rozmawiasz z dziesięcioma kierowcami, tylko z jednym koordynatorem
- Monitoring lotów — opóźnienia nie są zaskoczeniem; dostosowujemy się automatycznie
- Backup — zawsze mamy pojazd rezerwowy na wypadek awarii lub nagłej zmiany planu
- Raportowanie — po evencie dostajesz pełen raport z przejazdów, godzin i kosztów
Rozliczenie
Oferujemy elastyczne modele rozliczeń: za przejazd, za godzinę dyspozycyjności lub ryczałtowo za cały event. Faktura VAT po zakończeniu wydarzenia. Dla stałych klientów korporacyjnych mamy specjalne warunki. Szczegóły na naszej stronie dla firm.
Zaplanuj transport na swój event
Im wcześniej się odezwiesz, tym lepiej dopasujemy flotę i kierowców. Skontaktuj się z nami z zarysem wydarzenia, a wrócimy z propozycją w ciągu 24 godzin. Nie musisz znać wszystkich szczegółów od razu. Pomożemy zaplanować logistykę transportową od A do Z.